新社会人はご用心!ついやりがちな「ビジネスメールの御法度」4つ

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メールはいまやビジネスには欠かせないコミュニケーションツール。仕事の大半をメールでのやり取りで行っているけれど、メールのマナーにはあまり自信がないというゆとり世代も多いのでは。

当たり前のように使っているからこそ、しっかりとマナーを守ることが仕事を円滑に進めるうえで大切。そこで今回は、フリーランスライター・神恒あゆみさんの著書『さらりと返せる、大人のメール表現334』より、若者がやりがちなビジネスメールの御法度をご紹介します。

贅肉表現:「~のほう」「~する形になります」

例文:「商品のほう、本日お送りしました」「1週間ほどお時間をいただく形になります」

「~のほう」は本来、指し示したい対象があいまいである場合、もしくは複数あるものの中の一つについて言及したい場合に使う言葉。しかし例文に挙げた「~のほう」「~する形」は、言葉自体には特に意味がなく、言ってみれば贅肉の表現に相当するもの。

「商品を送りました」「お時間をいただきます」などの言葉に言い換えて、なるべく贅肉表現は使わないようにしましょう。

子どもっぽい表現:「とか」「みたいな」

例文:「休日はゲームとかやってます」「企画みたいな仕事をやってみたいです」

断定を避け、曖昧にするために言葉の後に「~とか」「~みたいな感じで」とつけていませんか。これは会話でもよく耳にする言葉。自分の主張に自信がなく、緊張しているときほど、うっかり使ってしまいがち。

しかし書き言葉にまでやたらと語尾に「とか」を付けて乱用すると、相手に伝えたい意図がうまく伝わらず、誤解を招くことも。子どもっぽい印象も与えるため、ビジネスの場ではなるべく使わないようにしましょう。

マイナス表現:「うっかり忘れてました」

例文:「うっかり返信するのを忘れてました」「さっき言い忘れたんですが」

メールの返信を忘れてしまったり、大事な要件を伝えるのを忘れてしまったり、など「うっかり」することは誰にでもあるものですよね。そんなとき、そのまま「すみません、うっかり忘れてました!」と書くのは考え物。

相手を落胆させてしまいかねません。「失念しておりました」「お伝えしそびれてしまいました」などのフレーズに変えて、使用しましょう。

定着した二重敬語:「おっしゃられる」「おいでになられる」

例文:「部長がおっしゃられたように」「お客様がおいでになられました」

二重敬語とは文字通り、敬語に敬語を重ねた表現を指します。たとえば、「お●●になる」に尊敬の「れる」「られる」を付けてしまうパターン。丁寧すぎて不自然に映ってしまうので注意が必要です。

また、「ご丁寧なご案内をいただき」など、「ご」や「お」を使いすぎると、かえって無礼な印象を与えます。過剰な部分は省略したり、別の表現に変えたりして、すっかりした文章を心がけましょう。

メールは定形化して効率UP!

「この敬語、正しいのかな?」「ミスをしたらどうしよう」と考えていると、1通のメールを送るのに時間がかかってしまうもの。しかし「こういう場面ではこの書き方」というパターンや考え方を知っておけば、悩むことなく、さらっとメール作成ができるようになります。

ついついメールの返信に時間が取られている方は、よく使うメール文を「定型化」してしまうなど、ちょっとした工夫で業務の効率化が図れるはず。ぜひ参考にしてみてくださいね。

参考:神恒あゆみ『さらりと返せる、大人のメール表現334』(ソフトバンククリエイティブ)

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