仕事が回らない!他人に上手く仕事をお願いする3つのコツ

Men and women look at the smartphone

毎日こなしていてもなぜか山積みになっていく「仕事」たち。もちろん自分の仕事は自分で片付けることが大事かもしれませんが、それでも自分の体は一つです。必要以上に仕事を抱えてしまい、オーバーワークになってしまっては元も子もありません。

しかし、若い世代には、他人に仕事を頼む事が苦手……という人もいるようです。そこでここでは、たまりにたまって捌ききれなくなってしまった仕事を、周囲に上手くに頼むためのコツを紹介していきましょう。これで抱え込む仕事はグッと減るはず!

「5W1H」頼みたいことをはっきり明確化する

人に仕事を頼む上では、何を頼みたいかということを明確にすることが大切です。基本的に上司や先輩に対する「ホウレンソウ(報告・連絡・相談)」と同じで、まず「仕事を手伝ってほしい」という意志を伝えましょう。

その上で、「どんな仕事なのか」「いつまでに仕上げなければならないのか」「どのような部分を手伝ってほしいのか」といった、具体的な説明をきっちり説明できなければなりません。とくに緊急を要している場合は、そのことも併せて説明することが重要です。

仕事には納期がつきもの。急かせるまではいかないまでも、相手の中でその仕事の優先順位を上げてもらうためには、「いつまで」という期限を説明するのは非常に重要なキーワードになるでしょう。

「あなただから!」頼む人をその気にさせる

頼みたい仕事を明確化させていても、その言い方がぶっきらぼうであったり、頼む理由がはっきり説明されていなければ、相手は仕事を受けてくれません。言葉足らずの場合、相手も「なぜ自分がしなければならないのか」と思ってしまったり、最悪門前払いを食らってしまう危険もあります。

仕事を頼むことは相手をあごで使うことではありません。逆に必要以上にへりくだってお願いすると、相手に「断ってもいいや」と思わせてしまう場合があります。仕事を頼む際は相手の強みをしっかり理解し、会話の中にさらりと含めることも大切です。

そのためには「相手の得意な部分」をしっかりと見極め、それを伝えることが必要。「こういういったところが得意だからお願いしたい」と伝えたり、逆に「自分はこういう部分が苦手だからあなたにお願いしたい」と、自分の不得意な一面をさらけ出し、助け船を出してもらうことも効果的です。相手が気持ちよく依頼を受け入れてくれるためには、相手のモチベーションをあげることも考えていきましょう。

「なにかあっても大丈夫!」フォロー体制の充実を

よく勘違いしがちなのは、「仕事をお願いすること」イコール「丸投げしてしまうこと」と考えてしまう人がいることです。

もちろん丸投げしてもきっちりと捌いてくれる人もいますが、そういう人はまれな存在。仕事をお願いされた人が問題点にぶつかったときに、最低限フォローできる体制だけは作っておきましょう。それを説明することによって、仕事を頼まれる側も安心が生まれるため、お願いを受け入れてくれやすくなります。

もちろんフォロー体制を作っておくことは、ミスも軽減でき、自分のリスクを軽減できるというメリットも。最低限の予防線だと思って、ここだけはしっかりと依頼前に下準備をしておきたいところです。

効率的に仕事を進めるには、効率良く仕事を頼むことも必要です。なかなか仕事を頼めない人という人の中には、「断られたらどうしよう」という思いが先行してしまう人も。

しかし頼まなければ、仕事が山積みの現状は変わりません。まずは万一断られることがあっても、それを恐れない「勇気」が必要のようですね。

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