もうコールも怖くない!電話対応が得意になる「たった4つのポイント」

Japanese female manager

会社に入って数か月。徐々に仕事にも慣れてきたころかと思います。そんな中、「電話対応がうまくできない!」「電話のコール音が怖い!」と感じている人も多いのではないでしょうか。

元々人と電話で話す事が苦手な人もいますが、小学生のころから携帯電話に慣れ親しんできた世代。そこまで「電話が嫌い」という人は少ないはず。

そんなデジタルネイティブな世代にも関わらず、電話対応が苦手な理由としては「電話のビジネスマナーを知らない」か「電話のビジネスマナーに慣れていない」の二つに分かれます。

電話のビジネスマナーは、きちんと研修で教えてくれる会社がほとんどなので、やはり大きな理由は「電話のビジネスマナーに慣れていない」ということ。慣れていないうちに苦手意識を持ってしまい、電話を避けるようになってしまうので一向に慣れていかないのが現状です。

今回は、そんな人でもすぐに電話対応が得意になるコツをご紹介します。

名前を復唱する

電話対応が苦手な人の中には「電話をかけてきた人の名前がうまく聞き取れるか不安」という人も多いかと思います。

たしかに、電波がよくなかったり、相手が早口だったり、聞きなれない社名や名前だとうまく聞き取れないことがあります。

しかし、名前を間違ってしまう事は一番失礼なこと。特に得意先だった場合はなおさらです。「だから電話に出たくないんだよ!」という声が聞こえてきそうですが、そんなときは相手の名前を「もう一度お伺い」すればよいのです。

例:「いつもお世話になっております。株式会社〇〇社の△△と申します」

「申し訳ございません、少々お電話が遠いようでして、もう一度御社名とお名前をお伺いしてもよろしいでしょうか」

「株式会社〇〇の△△です」

「株式会社〇〇の△△様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております」

このように、間違えるよりは「申し訳ない」という気持ちを持って、相手にもう一度聞く方が賢明。また、「声が遠い」「電波が悪い」と言えば、相手も最初よりはわかりやすく伝えてくれるはずですよ。

誰にかかってきたのかを判断

名前を復唱したら、そのあとは相手から取り次いでほしい人の希望があると思います。しかし、毎回「××様はいらっしゃいますか?」と名指しされるとはかぎりません。部署名や担当だけを提示されたり、用件だけを先に伝えられる可能性もあります。

特に製品やサービスについて、お客様から問い合わせがあった場合などは、瞬時に該当する部署や担当に取り次がなければいけません。

電話相手が何を求めているかを即座に判断し、「担当の者に変わりますので少々お待ちください」と言って保留にし、該当する担当者に取り次ぎましょう。

しかし、相手が求めている担当者が誰だかわからない時もありますよね。そんな時は遠慮せず、周りの人や上司に聞くことが大切です。

「〇〇のサービスについてご質問なんですが」と用件をまとめ、近くにいる上司に誰に取り次げばいいのかを質問しましょう。誤って見当違いの人に取り次いでしまっては、二度手間ですし電話相手に対して失礼となってしまいます。

取り次げない場合は聞く

Office workers pleased with good news

相手の希望する人が外回りや打ち合わせなどで不在の場合、すぐに「後で折り返しますので」と言いたくなってしまいますよね。

しかし、電話の内容の重要度はまちまち。ただ挨拶程度の内容や、緊急を要するものまで様々です。

相手の希望する人が不在の場合は、「その人がいつ戻るか」をまず伝えましょう。

例:「××は14時頃帰社予定ですが、いかがいたしましょう?」

そうすることにより、電話の相手が「では、またかけなおします」や「折り返しの電話をいただけますか?」と希望を述べてくれるはずです。返事や挨拶程度の内容なら、伝言で済むこともあります。

大切なのは、見通しを伝える事。担当者が不在の場合はいつ戻るか、を伝えることで相手に負担のない対応を判断することができるのです。

メモを常備しておこう

デスクの上に常にメモを用意しておけば、いざという時焦りません。電話がかかってきたらまず、利き手とは逆の手で電話に出て、メモとペンを用意する癖をつけましょう。

名前や社名を覚えるのが苦手……という人は、即座にメモをすることをお勧めします。このとき、用件もメモしておけばあとで間違えることもありませんよ。

メモをすべき内容としては

・時間
・会社名、氏名
・用件
・折り返しを希望しているか
・連絡先

の5つ。これらは電話を取り次ぐ時に必要な事柄ですので、しっかりとメモしておくようにしましょう。また、「メモがあるから大丈夫」という安心にもつながり、電話に積極的に出られるようになりますよ。

慣れてくれば、電話に出る事は大したことではありません。「いやだ、いやだ」と思っていると必要以上に苦手意識が出てきてしまうので、積極的に電話に出て、なるべく早く慣れていくようにしたいですね。

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