オーバーワークになる前に!仕事のスケジュール管理のコツ教えます

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バリバリと仕事をこなす先輩に憧れる一方、ふと自分のデスク周りに目を移せば、たまっていくばかりのタスクの山たち……。こんな状況にうんざりしてしている人も多いのではないでしょうか。

一度ためてしまうと、仕事の山は減ることなく大きくなっていくばかりです。そこで、ついつい気持ちばかりが焦るオーバーワーク寸前の状態を乗り切るための「スケジュールの管理方法」を取り上げてみましょう。

仕事を片付けるには「見える化」が重要

仕事を片付ける上で重要なのは、仕事の分量を自分自身で把握することです。完了している仕事、進んでいない仕事は何なのかを一つ一つはっきりさせることで、頭の中を整理させていきましょう。

自分の記憶の中だけで覚えることには限界があります。エクセルなどでタスクリストを作るのもよし、またデスクの上にメモ書きでもよし。まずは、やるべきことを目に見える状態にしておきましょう。仕事を可視化し、細分化していくことで取り組むべき優先順位も見えてくるはずです。

いくつものことを同時にしなくていい

やることをきっちり整理したら、今度は「これだ!」と決めた仕事から徹底的に処理を進めます。まだ仕事に慣れていないときは、一度に複数の仕事を同時進行しようとすると、ミスが生じやすくなるもの。

ここではまず、期限が近々に迫っているものや、数十分あれば済みそうな仕事から着手していきましょう。どんなに頑張っても自分の体は一つです。器用に複数の仕事を片付けるスキルも必要ですが、一人で取り組むには限界もあります。まずは火の粉を消すように、一つ一つの仕事に対応していくことが、仕事を早く片付ける近道です。

「急がば回れ」という言葉もあるように、結果として同時進行より早く処理できるという声もあるようですよ。

できないことは何なのか、早めに把握を

あまりにも仕事が溜まりすぎてしまうと、自分一人では処理が追いつかない事態も発生します。その段階になっても「自分はできるんだ!」と過信し、限界を越えるようなことをしたり、逆に「自分でなんとかしなくては……」と抱え込み、仕事を頼むことに罪悪感を感じてしまう人もいるかもしれません。

しかしオーバーワークの状態において、自分一人で仕事を片付けようとすることは非常に危険な状態とも言えます。自分の身体を壊してしまうことはもちろんですが、それによって他の人が穴を埋めることになってしまい、職場全体にとってもマイナスに結び付きます。

仕事のスケジュール管理は、リスク管理とも言いかえることができます。スケジュールと仕事の期限を把握し、「少し難しいかもしれない」と感じたら、早めに上司に相談しましょう。

できないことが溜まっているのは、そのスキルがないからなのではなく、あなたに仕事が偏り過ぎているという可能性もあります。そのため、早めに対策を打っておくことは、自分だけでなく職場全体のリスク回避にも繋がると言えます。

オーバーワークになると周りが見えなくなったり、気持ちが散漫になりがちです。けれども乗り切らなければない状態だからこそ、冷静な状況判断と行動が求められると言えるでしょう。

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