アルバイトやプレゼンでも活用できる!説明上手に必要な3カ条

説明

もしあなたがアルバイト先で、後輩の子に仕事を教える立場になったら……。またはゼミのプレゼンテーションで、「説明がわかりにくい!」とダメ出しを受けたら……。大学生でも、人に説明する場面はたくさんあります。さらに社会人になると、より幅広い年齢の人にわかりやすく説明する場面が出てくるはず。

そこで今回は、人に説明する場面で気をつけたい3つのポイントを紹介したいと思います。

その1:相手の立場で考える

人に説明するときは、まず相手の立場を考えましょう。「そんなことわかってるよ!」という人もいるかもしれませんが、これが意外に難しいのです。話の早さや抑揚、話題の順序など、自分が話したことを相手がどのように受け止めるかを想像する力が必要です。

特に自分本位で説明していると、本当に伝えたいことが伝わらなかったり、相手の疑問に気付けなかったりすることがあります。そこで、相手の立場で考えるためのポイントとして、「自分だったら何を知りたいか」ということを意識してみましょう。

何について説明するのか、そのポイントは何なのかということを大きく決めます。そこからわかりやすさを重視した説明を組み立てていくのです。特に専門用語や、あまり耳にしない言葉については、いかに噛み砕いて説明するかが腕の見せ所。一番は、専門外の人が聞いてもわかるような内容にまとめることです。

その2:言い方に気をつける

話す女性

言い方というのは、使用用語のバリエーション、語尾といったものを指します。「わかりやすい説明」というのは、知識がない人にも大枠を理解してもらえることです。

そのため、基本的に専門用語を使うことは避けましょう。使う必要があれば、それがいったい何を指すのかをきちんと説明することが重要です。また何でもかんでも横文字やカタカナ用語を使うのはNG。そこにばかり反応してしまったり、誤った解釈をされてしまうと、説明の意味をなさなくなってしまいます。

そして説明時の語尾は、「です・ます・だ」といった言いきりの言葉を使うようにしましょう。「思う・だろう・かもしれない」といった言葉は信憑性を下げ、相手にも「この人わかって説明しているのかな?」という印象を与えてしまします。自分の評価も下げてしまうので要注意です。

その3:長い説明は避ける

説明では何が言いたいかが重要なので、基本は短くまとめましょう。冗長な説明や、二つのことを一気に説明しようとしても、相手には半分以上伝わらないことが多いです。

また余談や話が脱線してしまうと、元の話が何だったかを自分自身が忘れてしまいます。それでは元も子もありません。まずは最初に決めたテーマについて、きちんと話せているかを意識しましょう。話が長くなりそうな場合は、テーマごとに区切ることも大切です。

本に見出しが付いているように、説明も見出しを付けてまとめることが必要です。また説明が長くなる場合は、まずは結論から説明しましょう。先にトピックを説明すれば、何を理解してもらいたいのか相手にも伝わりやすくなります。

普通の会話とは違って、わかりやすさが重要な「説明」という場面。あれもこれも話したくなる気持ちがあるかもしれませんが、自分の頭の中を整理して、スマートな説明上手を目指しましょう。

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